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O que a ISO 9001 exige no controle de documentos?
A cláusula 7.5 pede que a informação documentada seja identificada, analisada e aprovada, e que esteja disponível e adequada para uso onde e quando for necessária, protegida, com distribuição, acesso, recuperação e controle de alterações. Na prática: cada documento tem uma revisão vigente, as revisões antigas ficam identificadas como obsoletas e quem usa o documento consegue achar a versão certa.
- Identificação: número, título, revisão e data
- Aprovação antes de publicar
- Disponível para quem usa, onde usa
- Controle de alterações: a revisão vigente e o histórico
- Obsoletos identificados, para ninguém usar por engano
O procedimento vive numa pasta de rede. A revisão nova é avisada por e-mail, que metade não lê. E, numa auditoria, ninguém sabe dizer quem leu a revisão vigente de qual documento.
A ISO 9001 chama isso de informação documentada, cláusula 7.5. Ela é mais simples do que parece, e mais exigente do que uma pasta de rede consegue entregar.
O que é informação documentada
A versão de 2015 da ISO 9001 trocou os antigos documentos e registros por um termo só: informação documentada. Ela tem dois papéis. Uma parte é mantida: procedimentos, instruções, políticas, o que diz como fazer. Outra parte é retida: registros, o que prova que foi feito.
A norma não diz quantos procedimentos a empresa deve ter. Ela diz que a empresa precisa da informação documentada que ela mesma julgar necessária para o sistema funcionar, além da que a norma pede explicitamente.
O que a cláusula 7.5 pede, em linguagem simples
- Criar e atualizar (7.5.2): identificar o documento (título, data, autor ou número), definir o formato e analisar e aprovar antes de usar
- Controlar (7.5.3): o documento precisa estar disponível e adequado onde e quando for necessário, e protegido contra perda de integridade e uso indevido
- Distribuição, acesso, recuperação e uso: quem precisa acha, quem não deve não altera
- Controle de alterações: saber qual é a revisão vigente e o que mudou
- Retenção e descarte: quanto tempo guardar cada registro
- Documentos de origem externa, como normas e desenhos de cliente, também identificados e controlados
Revisão vigente e obsoletos
Cada documento deve ter uma revisão vigente. As anteriores não precisam ser apagadas, e em geral não devem: ficam guardadas e marcadas como obsoletas, para consulta e histórico, mas fora do alcance de quem vai usar o documento no trabalho.
Uma boa revisão registra também o motivo da mudança e quem aprovou. Quando alguém pergunta por que o procedimento mudou, a resposta está no próprio documento.
Outra prática útil é separar o arquivo publicado, o PDF que circula, do arquivo-fonte, o editável que só o dono do documento altera.
Lista mestra: o índice que diz qual revisão vale
A lista mestra é a relação de todos os documentos controlados, com número, título, revisão vigente, data e área responsável. A norma não usa esse nome, mas a lista é a forma mais comum de mostrar o controle de versões.
O problema da lista mestra em planilha é que ela é uma segunda verdade: o documento muda e a planilha fica para trás. Quando a lista é gerada a partir do cadastro dos documentos, as duas coisas não se desencontram.
O documento ligado à função, não a "todo mundo"
Mandar a revisão nova para a empresa inteira parece seguro, mas faz o contrário: ninguém sabe o que é seu. Quando cada documento é ligado às funções que o usam, a empresa sabe exatamente quem é afetado por uma revisão: quem exerce aquela função hoje.
Essa ligação também conversa com a competência. A cláusula 7.2 pede que a empresa garanta a competência das pessoas e retenha evidência disso, sem dizer de que forma. Saber qual procedimento vale para qual função é o primeiro passo para mostrar isso. Veja também a matriz de polivalência.
Registro de ciência: a evidência mais barata de montar
Vale ser claro: a ISO 9001 não exige um registro de que cada pessoa leu cada documento. O que a norma pede é controle de distribuição e acesso (7.5.3) e evidência de competência (7.2), e ela não diz de que forma essa evidência deve ser.
Mesmo assim, o registro de ciência é a evidência mais barata de montar. A pessoa confirma que leu, e fica guardado qual revisão ela leu e quando. Se o registro também guardar uma assinatura do conteúdo, como um hash, dá para provar que ela viu aquela versão, e não outra.
Compare com a lista de presença assinada à caneta: ela mostra que a pessoa estava na sala, não qual texto ela recebeu.
Como a Ostad ajuda
O módulo Documentos e Processos trata o documento como registro, não como arquivo: número, revisão atual, motivo, validade, área dona, histórico com obsoletos marcados, proposta de revisão por quem usa e validação formal. Cada documento é ligado às funções que o usam, e as funções vêm do mesmo cadastro do Pessoas. Para desenhos técnicos, o mesmo motor está no Controle de Desenhos.
Quer aplicar isso na sua empresa? A equipe da Ostad orienta você sem compromisso.
Falar no WhatsAppPerguntas frequentes
A ISO 9001 exige lista mestra?
Não com esse nome. A norma exige controle de alterações e que a versão certa esteja disponível para quem usa. A lista mestra é só a forma mais comum de mostrar isso.
A ISO 9001 exige registro de leitura dos procedimentos?
Não. A norma pede controle de distribuição e acesso e evidência de competência, sem dizer a forma. O registro de ciência é uma evidência prática e barata, não uma exigência.
Posso apagar as revisões antigas?
O melhor é não apagar. Guarde as revisões antigas marcadas como obsoletas e fora do uso diário. O histórico ajuda em auditoria e em investigação de não conformidade.
Documento de cliente precisa ser controlado?
Sim. A cláusula 7.5.3 pede que documentos de origem externa necessários ao sistema, como desenhos e normas de cliente, sejam identificados e controlados.
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